Aanmelden

Een betaling met een standaard Europese incasso kan plaatsvinden als u daar zelf toestemming voor geeft door het afgeven van een machtiging. Noteer uw persoonlijke gegevens en datum op het bijgaande machtigingsformulier en klik op akkoord om zo uw digitale handtekening te zetten. Zodoende kan Kleio in het vervolg automatisch het contributiegeld van uw rekening afschrijven. Hierbij geef ik Kleio toestemming om mijn bank automatische incasso-opdrachten te sturen en om deze van mijn rekening af te schrijven tot wederopzegging volgens de voorwaarden van het contributiesysteem van Studievereniging Kleio Amsterdam zoals hierboven vermeld.

Vergaderreglement

Artikel 1

Leden, ereleden en donateurs hebben spreekrecht tijdens de Algemene Ledenvergadering (ALV).

Artikel 2

Ereleden hebben tijdens de ALV hetzelfde stemrecht als gewone leden. Donateurs hebben geen stemrecht bij de ALV.

Artikel 3

Het bestuur vergadert in principe wekelijks, maar minimaal veertig keer per jaar.

Artikel 4

Toegang tot de bestuursvergadering hebben:

1. Alle bestuursleden
2. Personen die door het bestuur zijn uitgenodigd. Zij kunnen voor de hele vergadering, of voor bepaalde agendapunten worden uitgenodigd.

Artikel 5

Bestuursvergaderingen hebben een besloten karakter. Dientengevolge blijven alle besproken onderwerpen vertrouwelijk, behalve de onderwerpen die een open karakter hebben en in aanmerkingen komen voor publicatie en/of bespreking tijdens een ALV.

Artikel 6

Het bestuur roept op tot een ALV en doet dat op actieve wijze.

Artikel 7

Tijdens de jaarlijkse ALV komen de volgende punten ten minste aan de orde:

1. De notulen van de vorige vergadering;
2. Ingekomen stukken;
3. Mededelingen van het bestuur;
4. Het bestuurlijk jaarverslag;
5. Het financieel jaarverslag;
6. Het verslag van de kascommissie;
7. De benoeming van de nieuwe kascommissie;
8. Het beleidsplan voor het komende jaar;
9. De begroting voor het komende jaar;
10. Door het bestuur op de agenda geplaatste punten;
11. Door leden op de agenda geplaatste punten. Deze dienen binnen een door het bestuur te stellen termijn schriftelijk aan de secretaris te zijn toegestuurd;
12. De rondvraag.

Artikel 8

Leden hebben het recht van initiatief, amendement en interpellatie betrekking hebbende op het punt dat aan de orde is. De voorzitter bepaalt hiervoor een geschikt moment.

Artikel 9

Deelnemers aan de vergadering moeten hun naam en handtekening op de presentielijst zetten.

Artikel 10

1. Stemmingen vinden in principe mondeling plaats.
2. Indien de vergadering beslist schriftelijk te stemmen, zorgt het bestuur ervoor dat er voldoende stembiljetten aanwezig zijn.
3. Een kandidaat is gekozen als deze een meerderheid van de totaal uitgebrachte stemmen op zich heeft verenigd.
4. Indien bij een eerste stemming tussen meer dan twee personen de stemmen staken, vindt een herstemming plaats tussen de twee kandidaten met de meeste stemmen.
5. Indien bij een tweede stemming tussen personen de stemmen opnieuw staken, beslist het lot.

Deelname aan activiteiten

Artikel 11

Leden en niet-leden kunnen zich schriftelijk inschrijven voor Kleio-activiteiten. Indien er sprake is van deelnamegeld, zullen niet-leden een hoger deelnamegeld moeten betalen dan leden.

Artikel 12

Het bestuur of de organiserende commissie (hierna te noemen ‘de commissie’) sturen een ontvangstbevestiging aan de deelnamekandidaten.

Deelname aan activiteiten en reizen

Artikel 13

1. Onder ‘Activiteiten’ verstaan wij alles wat door een commissie of het bestuur georganiseerd wordt. Reizen zijn hierbij een bijzondere activiteit en worden verder gespecificeerd in Artikel 14.
2. De organiserende commissie beslist bij de aankondiging van een activiteit over de manier waarop zij om willen gaan met een overschot aan aanmeldingen. De organiserende commissie dient hiervoor eerst goedkeuring te vragen aan het bestuur. Dit dient te allen tijde te worden vermeld bij de aankondiging van de activiteit. Indien dit niet wordt vermeld, geldt het principe van vol=vol mits de activiteit geen overnachting bevat.
3. Het bestuur beslist bij de aankondiging van een activiteit zelf over de manier waarop zij om willen gaan met een overschot aan aanmeldingen. Dit dient te allen tijde te worden vermeld bij de aankondiging van de activiteit. Indien dit niet wordt vermeld, geldt het principe van vol=vol mits de activiteit geen overnachting bevat.
4. Personen die in eerste instantie niet deel kunnen nemen aan de activiteit door een overschot aan aanmeldingen worden op een wachtlijst geplaatst op basis van aanmelddatum.
5. Het bestuur kan minderjarigen in bijzondere gevallen de toegang tot activiteiten ontzeggen.

Artikel 14

1. Onder ‘Reizen’ verstaan wij een activiteit die door een commissie of het bestuur georganiseerd wordt én waarbij minimaal één overnachting is  inbegrepen.
2. Indien zich meer personen hebben aangemeld voor een reis dan dat er plaatsen zijn vindt selectie plaats in onderstaande volgorde:

1. Bestuursleden;
2. Organiserende commissie indien van toepassing;
3. 10% van het totaal aantal plaatsen aan Ereleden’
4. Leden én overige ereleden;
5. Donateurs;
6. Niet-leden.

3. Indien binnen een van de bovenstaande groepen een selectie moet plaatsvinden geschiedt dit via loting.
4. De loting wordt door minstens één bestuurslid die niet in de desbetreffende commissie zit gecontroleerd. Indien het bestuur moet loten vindt de controle plaats door een commissielid die zich niet voor de reis heeft aangemeld. Zodra de loting heeft plaatsgevonden maakt het bestuur of de organiserende commissie de uitslag daarvan zo snel mogelijk bekend.
5. Personen die in eerste instantie niet worden geselecteerd uit de algemene loting, komen op een wachtlijst
6. Bij reizen is 10% van het totaal aantal plaatsen voor de reis gereserveerd voor ereleden. Dit percentage wordt te allen tijde afgerond volgens de standaard rekenregels zodra er decimalen zijn.
7. Indien er meer ereleden zich hebben aangemeld dan 10% van het totaal aantal plaatsen wordt er onder de ereleden geloot wie er mee kunnen. De overige ereleden gaan mee in de algemene loting voor leden en komen daarmee op dezelfde wachtlijst te staan indien zij niet worden ingeloot.
8. Wanneer een algemeen lid of erelid dat buiten de 10% van het totaal aantal plaatsen aan ereleden valt zich afmeldt, wordt deze plek opgevuld door de eerstvolgende persoon op de algemene wachtlijst, ongeacht of dit een algemeen lid of erelid is.
9. Wanneer een erelid dat was ingeloot binnen de 10% van het totaal aantal plaatsen gereserveerd voor ereleden zich afmeldt voor de reis wordt deze plek opgevuld door het eerstvolgende erelid op de algemene wachtlijst.
10. Het bestuur kan minderjarigen in bijzondere gevallen buiten de selectiecriteria om de toegang tot een reis ontzeggen.

Artikel 15

1. Personen die zich opgeven voor een activiteit, gaan daarmee een betalingsverplichting aan.
2. Geplaatste deelnemers en personen op de wachtlijst kunnen zich schriftelijk afmelden binnen een door het bestuur of de commissie te stellen termijn. Indien zij zich binnen deze termijn schriftelijk afmelden, vervalt de betalingsverplichting.
3. Het bestuur of de commissie stuurt een ontvangstbevestiging van de afmelding.
4. Indien er afmeldingen zijn, worden de vrijgekomen plekken volgens de selectiecriteria en vanuit de wachtlijst opgevuld.
5. Indien een persoon op de wachtlijst staat na de plaatsingsprocedure, zich niet heeft afgemeld van de wachtlijst binnen de door het bestuur of commissie gestelde termijn en er plek vrijkomt op de deelnemerslijst, ontstaat er een betalingsverplichting voor deze persoon.
6. Indien de afmeldtermijn is verstreken en een deelnemer zich afmeldt, blijft zijn betalingsverplichting bestaan. Deze betalingsverplichting vervalt indien er vervanging gevonden is, waarbij de personen op de wachtlijst voorrang hebben om benaderd te worden.

Artikel 16

1. Er wordt een korting aan bestuursleden van studievereniging Kleio toegekend bij deelname aan meerdaagse activiteiten georganiseerd door studievereniging Kleio.
2. Deze korting bedraagt 15% van de betreffende deelnemersprijs.
3. Deze korting moet door organiserende commissie(s) worden begroot als kostenpost op de begroting van de activiteit in kwestie.
4. Indien het bestuur de activiteit organiseert zal dezelfde korting gelden en zal deze op dezelfde wijze worden begroot, zoals beschreven in lid 1, 2 en 3.

Activiteiten en aansprakelijkheid

Artikel 17

1. De vereniging is niet aansprakelijk voor onverantwoordelijk gedrag van deelnemers aan activiteiten.
2. De vereniging is niet aansprakelijk voor verstoringen, annuleringen en wijzigingen in activiteiten die buiten haar macht vallen.

Artikel 18

Deelnemers dienen de aanwijzingen van het bestuur en de commissie tijdens activiteiten op te volgen.

Artikel 19

Het gebruik en bezit van middelen opgenomen in lijst I en II van de Opiumwet is tijdens activiteiten en reizen ten strengste verboden, met uitzondering van alcohol – indien dit volgens de wet legaal is – en noodzakelijke medicijnen.

Artikel 20

1. Met ingang van academisch jaar 2019-2020 staat er een limiet op het aantal vliegreizen dat Kleio per academisch jaar mag ondernemen.
2. Dit limiet staat per academisch jaar 2022-2023 op maximaal één vliegreis per academisch jaar.
3. Deze vliegreis dient te worden verdeeld onder commissies of het bestuur door het zittende bestuur.
4. Bij uitzondering kan er een extra vliegreis worden ondernomen, mits daarvoor tijdens een ALV voor is toegestemd.
5. De desbetreffende commissie of het bestuur dat een voorstel voor een extra vliegreis indient, dient zich te verantwoorden voor de ALV alvorens er over wordt gestemd.

Artikel 21

1. Iedereen die betrokken is bij Studievereniging Kleio en die zich schuldig maakt aan schending van het Huishoudelijk Reglement en de Statuten of handelt in strijd met de Gedragscode, wordt door het bestuur aan passende maatregelen gesteld. Maatregelen die zonder erover te stemmen tijdens een ALV door het bestuur kunnen worden uitgevaardigd zijn:

1. Een waarschuwing;
2. Verwijdering van een activiteit;
3. Een tijdelijke onthouding van deelname aan door Studievereniging Kleio georganiseerde activiteiten en reizen met een maximale hoogte van 8 weken. Wanneer de vertrekdatum van een reis binnen deze gestelde termijn valt is deelname aan de gehele reis uitgesloten. Deelname aan de loting voor een activiteit of reis die zal plaatsvinden na de schorsingstermijn is wel toegestaan, ongeacht of de loting plaatsvindt binnen de schorsingstermijn.

2. Wanneer het bestuur een melding ontvangt over iemand die betrokken is bij Studievereniging Kleio en die zich schuldig maakt aan schending van het Huishoudelijk Reglement en de Statuten of handelt in strijd met de Gedragscode, moet het bestuur de mogelijkheid tot wederhoor in acht nemen en dus met alle betrokken partijen die daar behoefte aan hebben in gesprek gaan alvorens er een maatregel wordt uitgevaardigd.
3. Wanneer het bestuur wederhoor heeft toegepast dient de Raad van Advies op de hoogte te worden gesteld alvorens er een maatregel wordt uitgevaardigd. Het lid waartegen een maatregel is vervaardigd dient binnen 24 uur na het vaststellen van de maatregel schriftelijk (via elektronische communicatie), op de hoogte te worden gesteld.
4. De maatregel gaat direct in na het schriftelijk op de hoogte stellen. Het desbetreffende lid kan binnen 10 werkdagen in beroep gaan tegen de maatregel. Dit kan door het uitroepen van een Algemene Ledenvergadering of door het opsturen van een ingezonden brief tijdens een vastgestelde ALV.
5. Wanneer het bestuur een melding ontvangt over een lid van de Raad van Advies die zich schuldig maakt aan schending van het Huishoudelijk Reglement en de Statuten of handelt in strijd met de Gedragscode, dient het bestuur na het in acht nemen van wederhoor de ALV bijeen te roepen alvorens er een maatregel wordt uitgevaardigd.
6. Indien het bestuur zich schuldig maakt aan schending van het Huishoudelijk Reglement en de Statuten of handelt in strijd met de Gedragscode, worden door de Raad van Advies passende maatregelen gesteld. Maatregelen die zonder erover te stemmen tijdens een ALV door de Raad van Advies kunnen worden uitgevaardigd zijn:

1. Een waarschuwing;
2. Een tijdelijke onthouding van deelname aan door Studievereniging Kleio georganiseerde activiteiten en reizen met een maximale hoogte van 8 weken. Wanneer de vertrekdatum van een reis binnen deze gestelde termijn valt is deelname aan de gehele reis uitgesloten. Deelname aan de loting voor een activiteit of reis die zal plaatsvinden na de schorsingstermijn is wel toegestaan, ongeacht of de loting plaatsvindt binnen de schorsingstermijn.

7. Het bestuur of de Raad van Advies beslissen in meerderheid over het uitvoeren van maatregelen. Indien er geen meerderheid wordt gevormd, dient het probleem voorgelegd te worden op een Algemene Ledenvergadering.
8. Indien nodig kunnen maatregelen worden voorgelegd via een motie op een Algemene Ledenvergadering. Deze kan worden ingediend door het zittend bestuur of tenminste tien leden.
9. De onderstaande maatregelen kunnen indien nodig alleen worden opgelegd door middel van een stemming op de ALV. Voorstellen voor het vervaardigen van onderstaande maatregelen op een ALV kunnen gedaan worden door het zittend bestuur of ten minste tien leden (zie Artikel 3.7 van de Statuten):

1. Een tijdelijke onthouding van deelname aan door Studievereniging Kleio georganiseerde activiteiten en reizen langer dan 8 weken. Wanneer de vertrekdatum van een reis binnen deze gestelde termijn valt is deelname aan de gehele reis uitgesloten. Deelname aan de loting voor een activiteit of reis die zal plaatsvinden na de schorsingstermijn is wel toegestaan, ongeacht of de loting plaatsvindt binnen de schorsingstermijn;
2. Een permanente onthouding van deelname aan door Studievereniging Kleio georganiseerde reizen;
3. Beëindiging van deelname aan commissies;
4. Beëindiging van deelname aan het bestuur;
5. Beëindiging van lidmaatschap/royement.

10. Indien een lid van de vereniging een niet-lid uitnodigt naar een door Studievereniging Kleio georganiseerde activiteit en de genodigde zich schuldig maakt aan schending van het Huishoudelijk Reglement, de Statuten of de Gedragscode, zullen de genomen maatregelen van toepassing zijn op het desbetreffende lid dat verantwoordelijk is voor de aanwezigheid van deze persoon.
11. Een tijdelijke onthouding van deelname aan activiteiten verhoudt zich niet tot de Algemene Ledenvergaderingen. Elk lid van Kleio mag te allen tijde aanwezig zijn tijdens de ALV’s en heeft recht op een stem.

Bestuurswisselingen

Artikel 22

1. Met ingang van academisch jaar 2017-2018 zet het zittende bestuur jaarlijks een commissie op voor het voordragen van een nieuw bestuur, genaamd de sollicitatiecommissie.
2. De sollicitatiecommissie bestaat uit twee leden uit het zittende bestuur, één oudbestuurslid van Kleio, één zittend bestuurslid van een willekeurige andere studievereniging van de Universiteit van Amsterdam (hierna te noemen “extern bestuurslid”) en één algemeen lid van Kleio.
3. Het zittende bestuur is autonoom omtrent de voordracht van de afvaardiging uit het zittende bestuur voor de sollicitatiecommissie.
4. Het zittende bestuur draagt een oud-bestuurslid van Kleio voor de sollicitatiecommissie voor aan de ALV. De ALV stemt over de voordacht en plaatsing van het sollicitatiecommissielid. Bij afwijzing zal het zittende bestuur een nieuw oudbestuurslid aandragen en wordt er opnieuw gestemd.
5. Het zittende bestuur draagt een extern bestuurslid voor de sollicitatiecommissie voor aan de ALV. De ALV stemt over de voordacht en plaatsing van het sollicitatiecommissielid. Bij afwijzing zal het zittende bestuur een nieuw extern bestuurslid aandragen en wordt er opnieuw gestemd.
6. Alle leden van Kleio kunnen een sollicitatiebrief sturen naar het zittende bestuur, binnen een door hen gestelde termijn, om te solliciteren voor de functie van algemeen lid binnen de sollicitatiecommissie. Het zittende bestuur zal een voorselectie maken naar aanleiding van de ingezonden sollicitatiebrieven. Uit deze voorselectie wordt vervolgens door loting bepaald welk algemeen lid in de sollicitatiecommissie komt.
7. Uitgesloten voor de sollicitatie voor de positie van algemeen lid binnen de sollicitatiecommissie zijn: oud-bestuursleden van Kleio, zittende bestuursleden van Kleio en sollicitanten voor het nieuwste bestuur van Kleio.
8. De sollicitatiecommissie heeft als doel het voordragen van een nieuw bestuur naar aanleiding van sollicitaties voor dergelijke posities en handelt hierin zelfstandig.
9. De leden van het zittende bestuur die niet in de sollicitatiecommissie zitten mogen een adviserende rol spelen in de selectie van de nieuwe bestuursleden.

Contributiesysteem

Artikel 23

1. Om lid te worden van Studievereniging Kleio moet u ingeschreven staan bij een Nederlandse universiteit en aan de hand van een studentnummer kunnen aantonen dat u studeert.

Artikel 24

1. Een bachelorstudent betaalt bij inschrijving eenmalig een bedrag van €25,- als contributie voor het eerste jaar. Daarna is de contributie €15,- per jaar.
2. Een bachelorstudent is vanaf het moment van inschrijven vier jaar lid. Vroegtijdige opzegging is mogelijk door het bestuur hierover te contacteren.
3. Een masterstudent is één jaar lid en betaalt een bedrag van €15,- contributie.
4. Het lidmaatschap van Kleio kan verlengd worden na de automatische stop door het bestuur hierover te contacteren. Dit kost €15 per jaar en geldt voor zowel bachelor- als masterstudenten.
5. Het desbetreffende bedrag zal middels een automatische incasso per jaar worden geïnd. Wanneer een persoon zich inschrijft vóór 1 oktober zal het bedrag op 1 november van dat kalenderjaar worden geïnd. Wanneer een persoon zich inschrijft na 1 oktober, zal het bedrag via automatische incasso op 1 juni van het volgende kalenderjaar worden geïnd. Deze persoon is evengoed Kleio-lid voor dat studiejaar, ook al wordt het contributiegeld pas later geïnd.

Artikel 25

1. Via de machtiging op het Word-Lid-formulier geeft u toestemming aan Studievereniging Kleio, Amsterdam om doorlopende incasso-opdrachten te sturen naar uw bank en uw bank om doorlopend de desbetreffende bedragen van uw rekening af te schrijven overeenkomstig de opdracht van Studievereniging Kleio, Amsterdam.
2. Na het verzenden van het Word-Lid-formulier ontvangt u binnen twee weken van Kleio een bevestigingsmail, inclusief kopie van uw machtiging tot automatische incasso. Vanaf dit moment staat u officieel op de ledenlijst van Kleio en zal het geld geïncasseerd gaan worden.
3. De machtiging die u afsluit door het Word-Lid-formulier te verzenden is 48 maanden geldig, vanaf het moment dat u uw bevestigingsmail (inclusief kopie van de machtiging) ontvangen heeft. Na de termijn van 48 maanden zult u opnieuw gevraagd worden een machtiging in te vullen, indien gewenst.

Artikel 26

1. Als u binnen de termijn van 48 maanden uw lidmaatschap wenst op te zeggen, kunt u dit doen door een mail te sturen naar secretaris@kleio-amsterdam.nlonder vermelding van ‘Opzeggen lidmaatschap Kleio’. Vermeld in de email uw voor- en achternaam en studentnummer. Dit kan tot 31 augustus van het desbetreffende studiejaar. Indien u zich niet afmeldt voor 31 augustus, zal de incasso stilzwijgend verlengd worden tot u de 48 maanden bereikt heeft.
2. Als u het niet eens bent met de incasso, kunt u uw geld binnen 8 weken zonder opgaaf van redenen storneren. Echter, in het geval van storneren wordt u direct uit het ledenbestand verwijderd, tenzij hierover anders gecorrespondeerd is met Studievereniging Kleio via info@kleio-amsterdam.nl.

Alumni

Artikel 27

1. Een lid wordt automatisch alumni lid wanneer deze uitgeschreven wordt bij Kleio,
tenzij hier bezwaar tegen wordt gemaakt. Bezwaar kan worden ingediend door
een e-mail te sturen naar secretaris@kleio-amsterdam.nl.
2. Een alumni lid mag benaderd worden door de vereniging voor activiteiten of
evenementen.

Verspreiding Statuten en Huishoudelijk Reglement

Artikel 28

1. Het bestuur verstrekt de nieuwe leden de Statuten en het Huishoudelijk Reglement.
2. Nieuwe leden worden geacht de Statuten en het Huishoudelijk Reglement te kennen.
3. Het bestuur is verplicht leden die daarom vragen de Statuten en het Huishoudelijk Reglement te verstrekken.

Gedragscode

Artikel 29

1. De vereniging heeft een gedragscode. 
2. In de gedragscode staan regelingen omtrent (on)gewenst gedrag van iedereen die bij de vereniging betrokken is tijdens door de vereniging georganiseerde activiteiten. 
3. Wijzigingen en toevoegingen aan de gedragscode dienen tijdens een ALV ingestemd te worden. 

Raad van Advies

Artikel 30

1. De Raad van Advies bestaat uitsluitend uit oud-bestuursleden, die het volledige bestuursjaar hebben afgerond. 
2. Indien het Kandidaatsbestuur oud-bestuursleden aan wil dragen die buiten bovenstaand geformuleerd lid vallen, dient hier op een ALV over gestemd te worden. 
3. De Raad van Advies bestaat uit minimaal drie personen en maximaal zeven personen. 
4. Het is niet toegestaan om als voltallig oud-bestuur aan de Raad van Advies deel te nemen. 
5. Het is niet toegestaan dat de Raad van Advies enkel bestaat uit leden van hetzelfde oud bestuur. 
6. Het Kandidaatsbestuur selecteert de leden voor de Raad van Advies en draagt deze minimaal een week voor de overdrachts-ALV voor. 
7. De Raad van Advies wordt door middel van een stemming ingesteld voor een periode van één studiejaar. Bij deze instemming wordt de oude Raad van Advies ontbonden. 
8. Indien een lid van de Raad van Advies uitvalt, vervalt deze plek binnen de Raad van Advies, behalve wanneer deze niet meer voldoet aan de bovengestelde regels. In dat geval moet een nieuw lid worden ingestemd tijdens een Algemene Ledenvergadering. 

Artikel 31

1. De Raad van Advies heeft een adviserende functie en handelt wanneer het zittend bestuur zich niet houdt aan het Huishoudelijk Reglement of de Statuten of handelt in strijd met de Gedragscode.
2. Adviezen van de Raad van Advies zijn niet bindend. Indien de Raad van Advies een maatregel opstelt tegen het bestuur is deze wel bindend. 
3. Indien er klachten vanuit leden komen over het zittend bestuur, dient de Raad van Advies deze te behandelen. 
4. Indien de Raad van Advies een klacht krijgt over het zittend bestuur dienen zij hier integer mee om te gaan en deze op een rechtvaardige manier op te lossen. 
5. Indien nodig kan de Raad van Advies een passende maatregel stellen naar het desbetreffende bestuurslid en/of gehele bestuur conform het Huishoudelijk Reglement en de gedragscode.

Erelidmaatschap

Artikel 32

1. Ereleden zijn ‘lid voor het leven’. Dit betekent dat zij zich nooit opnieuw hoeven in te schrijven voor Kleio.
2. Ereleden betalen geen contributie tijdens hun erelidmaatschap.
3. Ereleden kunnen hun erelidmaatschap opzeggen door een mail te sturen naar secretaris@kleio-amsterdam.nl onder vermelding van ‘Opzeggen erelidmaatschap Kleio’.
4. Ereleden krijgen bij reizen met een maximum aantal deelnemers voorrang op algemene leden conform het Huishoudelijk Reglement.

Privacybeleid

Verantwoordelijke
Artikel 1.
De verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is de secretaris van Kleio, Kloveniersburgwal 48, kamer 2.04/2.05, 1000 BP, Amsterdam. Telefoonnummer: 020 525 4435, KvK nummer: 40531854. De secretaris is te bereiken via: secretaris@kleio-amsterdam.nl

Verwerking
Artikel 2.
Kleio verwerkt in het kader van het lidmaatschap de volgende persoonsgegevens:  Voor- en achternaam, geboortedatum, geslacht.
 Adresgegevens.
 Telefoonnummer, e-mailadres, bankrekeningnummer.
 Jaar van lidmaatschap, studie en studentnummer.
 Beelden (foto’s en video’s) van Kleio-activiteiten waarop u bent afgebeeld.

De bovengenoemde persoonsgegevens worden op verschillende manieren verwerkt door de vereniging:

1. Uw naam, adresgegevens, telefoonnummer, geboortedatum, e-mailadres, jaar van

   lidmaatschap, studie en studentnummer worden gebruikt voor de administratie van

   en controle op het lidmaatschap.

2. Uw naam en e-mailadres worden gebruikt voor het versturen van een maandelijkse

   nieuwsbrief en u te informeren over andere zaken en diensten van de vereniging. Uitschrijven voor de maandelijkse nieuwsbrief is mogelijk via de uitschrijfoptie onderaan de nieuwsbrief.

3. Uw naam en bankrekeningnummer worden gebruikt om de jaarlijkse contributie te kunnen innen, of om andere betalingen af te kunnen handelen.

4. Uw geboortedatum kan worden gebruikt om te controleren of u boven de leeftijdsgrens van achttien (18) bent in het geval van evenementen waar alcohol bij betrokken is.

5. Beelden van Kleio-activiteiten waarop u bent afgebeeld kunnen gebruikt worden voor het maken van een almanak of dergelijke eigen doeleinden.

1. Zonder toestemming verstrekt de vereniging alleen uw persoonsgegevens aan derden als daar een wettelijke verplichting toe is. Voor alle andere gevallen zal afzonderlijk toestemming worden gevraagd.

2. In alle andere gevallen zal er individueel om toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens worden gevraagd. Vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens kunnen worden gesteld aan secretaris@kleio-amsterdam.nl

Beeldmateriaal

Artikel 3.

1. Op activiteiten en reizen kunnen er foto’s gemaakt worden van leden. Bij de aanmelding

   voor deze activiteiten wordt er toestemming gevraagd voor het laten maken en

   gebruiken (voor eigen doeleinden) aan leden.

2. In het geval dat deze foto’s gepubliceerd worden, zoals op Facebook, het Instagram-

   account of de website, zal er vooraf toestemming gevraagd worden aan de eigenaar van

   de foto’s.

3. Een lid heeft het recht om een foto te laten verwijderen.

Bewaartermijn

Artikel 4.

1. De vereniging houdt een archief bij. Hierdoor ontstaat er een historisch overzicht van

   de vereniging. Dit archief is niet voor leden inzichtelijk zonder toestemming van de

   secretaris van de vereniging.

2. Van leden kunnen persoonsgegevens in dit archief worden opgenomen. Van ieder lid

   komt zijn uitschrijving in het archief. Opgenomen persoonsgegevens kunnen zijn:

   1. Voor- en achternaam, geboortedatum, geslacht.

   2. Adresgegevens (postadres).

   3. Telefoonnummer, e-mailadres, bankrekeningnummer

   4. Jaar van lidmaatschap, studie en studentennummer

3. Met ingang van 25-02-2020 zullen bij uitschrijvingen alleen de voor- en achternaam,

   het e-mailadres en het jaar van lidmaatschap worden opgenomen in het archief.

4. Bij uitschrijving wordt de inschrijving verwijderd, en wordt tegelijkertijd de

   uitschrijving toegevoegd aan het archief. In dit document zullen niet meer persoonsgegevens staan dan strikt noodzakelijk (Voor- en achternaam, e-mailadres en jaar van lidmaatschap). Overige gegevens worden direct verwijderd na uitschrijving.

5. Andere archiefstukken omvatten foto’s en andere documenten gelieerd aan het lidmaatschap, zoals notulen. Het bestuur ziet erop toe dat persoonsgegevens in dit geval voor zover mogelijk worden gecensureerd. Dezen kunnen bewaard worden voor het maken van een almanak. Hierin zal geen gevoelige informatie verwerkt worden. U kunt hier ten alle tijden bezwaar tegen maken door te mailen naar secretaris@kleio-amsterdam.nl.

6. Omdat in het Huishoudelijk Reglement staat vastgesteld dat een lid automatisch alumni lid wordt, tenzij hier bezwaar tegen wordt gemaakt, zal dit worden opgenomen in het archief. U kunt bezwaar maken tegen opname in het archief bij uitschrijving. U moet hiervoor contact opnemen met de secretaris via secretaris@kleio-amsterdam.nl.

Beveiligingsmaatregelen

Artikel 5.
1. Voor de verwerking van de persoonsgegevens maakt de vereniging gebruik van derden, een zogenaamde verwerker. Met de verwerker, Genkgo, hebben wij een verwerkingsovereenkomst.

Recht op inzage, wijzigen, klachten en vergeetverzoek.

Artikel 6.

1. Leden hebben het recht op inzage en wijziging van hun persoonsgegevens. Hiervoor

   moet een verzoek worden ingediend bij de secretaris via secretaris@kleio-

   amsterdam.nl. Op dit verzoek zal binnen dertig (30) dagen worden gereageerd.

2. Leden hebben het recht om een vergeetverzoek in te dienen. Hierbij wordt zijn of

   haar gegevens verwijderd en automatisch uitgeschreven bij de vereniging. In dit

   geval administreert het bestuur geanonimiseerde gegevens in een speciaal register.

3. Leden hebben het recht om bezwaar aan te tekenen of een klacht in te dienen over de

   verwerking van hun persoonsgegevens bij de vereniging. Dit kan via

   secretaris@kleio-amsterdam.nl.

4. Leden hebben het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit

   Persoonsgegevens als er vermoed wordt dat de vereniging persoonsgegevens op een verkeerde manier gebruikt.

Recht op wijziging in het privacy beleid

Artikel 7.
1. Dit privacy beleid kan door het bestuur worden gewijzigd. Op de website staat altijd

de recentste versie. Als het nieuwe privacy beleid gevolgen heeft voor de wijze waarop jou reeds verzamelde gegevens verwerkt worden, word je hiervan op de hoogte gesteld via een e-mail. Het bestuur adviseert de leden ook om regelmatig het beleid te controleren.

Het beleid zorgt ervoor dat wij voor bepaalde dingen binnen de vereniging anders moeten handelen. Dit is voornamelijk van toepassing voor de commissies:

• -  Voor elke activiteit moet op het aanmeldformulier toestemming gevraagd worden om foto’s van het lid te maken en deze te mogen gebruiken voor eigen doeleinden.

• -  Er moet een bewustzijn ontstaan voor het bezitten en gebruiken van oude (inschrijf)formulieren. Als ze niet meer van belang zijn, omdat de betreffende activiteit al heeft plaatsgevonden, verwijder dan het formulier.
  Als er voor een reis paspoortgegevens staan op een formulier moeten deze na afloop onmiddellijk verwijderd worden!

• -  Wanneer er een mail naar meerdere personen gestuurd wordt moeten de e- mailadressen in de BCC gezet worden. Op deze manier worden persoonlijke e- mailadressen niet onnodig met andere leden gedeeld.

Op dit formulier is een beveiliging actief. Los de som op om verder te gaan, en gebruik cijfers in het antwoord.